3. การรับกลับเข้าห้องเก็บเวชระเบียนทำอย่างไร (มีคำตอบให้ครับ...ว่าทำได้)
ปกติการรับกลับเข้าในระบบ HOSxP มีหลายอย่างครับ เช่น
- รับกลับผ่านห้องเวชระเบียน (บันทึกรับเวชระเบียนกลับ ซึ่งทางานยากมาก..ทำงานได้ทีละคน)
รับผ่านเมนู-บันทึกผลการวินิจฉัย
ระบบนี้ทำงานง่ายขึ้น แต่ต้องทำพร้อมกับการรับบัตรตรวจโรค ให้รหัสโรคและให้ระบบรับกลับไปในตัวด้วย ระบบงานแบบนี้จะสามารถควบคุมการรับเข้าของบัตรตรวจโรคได้ค่อนข้างดี รับกลับแล้วจะมีสัญลักษณ์ลูกศรสีเขียว
....คำถามที่ตามมาคือ การทำงานของห้องบัตรซ้าซ้อนทาอย่างไรให้ง่ายกว่านี้ จึงเป็นที่มาของการแสวงหา ความรู้เพิ่มเติมของทีม พอจะได้คำตอบและวิธีการทำงานเบื้องต้นที่สามารถตอบสนองความต้องการได้ดังนี้
1. ใช้เครื่องอ่าน Barcode รับในขั้นตอนรับกลับ (ใช้คนยิงแถบ Barcode ยังได้คำถามว่าต้องทำงานซำ้อยู่ดี ในทัศนะของทีมให้คาตอบไปว่า ใช้เครื่องอ่านบาร์โค๊ดเพื่อลดเรื่อง Human Error ของ
ขั้นตอนการรับ อย่างไรก็ตามยังมีคำถามเดิมทำงานซ้ำอยู่ดี)
2. พัฒนาระบบรับ OPD Card กลับโดยใช้ความสามารถของเครื่องสแกนเอกสารรับกลับแทนคนผลการดำเนินงานพบว่าใช้งานได้ดี ลดคนที่ต้องมาทำงานรับกลับเข้าระบบไปได้ 1 คน ยังพบว่าความคลาดเคลื่อนอาจอยู่ที่เอกสารต้นฉบับหากไม่ชัดเจน หมึกพิมพ์จางอาจส่งผลให้เครื่องรับกลับไม่ได้
คำถามอื่นๆ
1. กรณีผู้รับบริการมีเอกสารอื่นๆขณะที่มารับบริการ อยากให้มีใน Smart Document(อันนี้ผมตั้งชื่อเอง) เช่น กระดาษ EKG -NST – ใบสังเกตอาการ ER – ใบ Refer – ใบประเมินการนาส่งผู้ป่วยเป็นต้น....สรุปว่ามา 1 ครั้งมีเอกสารแนบ 3 แผ่นให้มีเอกสารสแกนครบทุกแผ่นดูได้ครบทุกแผ่น
ปัจจุบัน การดูประวัติย้อนหลังมีข้อจำกัด(จากผู้ให้บริการ) ว่าต้องเปิดดูทีละอย่างมันไม่
สามารถดูแบบต่อเนื่องได้..อยากให้มันไหลเลื่อนเหมือนดูจาก Smart Phone … จากเอกสาร
ดังกล่าวมีการจัดเก็บและนำมาแสดงผลแบบต่อเนื่องไหลลื่นและครบถ้วนหรือไม่
แน่ใจอย่างไรว่าครบทุกแผ่น (คาดว่าผู้ป่วยจะได้เอกสารเพิ่มอีกแผ่นคือแบบเอกสารตรวจสอบการได้เอกสารเพิ่มจากการให้บริการ...555)
จากความต้องการดังกล่าวทีมได้ดาเนินการพัฒนาระบบการแสดงผลเพื่อให้ดูต่อเนื่องเป็น
ราย Visit เพื่อลดขั้นตอนการเลือกดูเอกสารทีละชนิด ซึ่งอาจต้องใช้ระยะเวลาในการพัฒนา
ประมาณ 1 เดือน (คาดว่าต้นเดือนกรกฎาคม 2557 น่าจะสามารถนำมาใช้งานได้)
2. กรณี OPD Card ไม่มาถึงห้องบัตร ทำอย่างไร..
พิจารณาจากเหตุการณ์ดังกล่าวพบว่าสาเหตุที่บัตรตรวจโรคไม่มายังห้องบัตรพบได้หลายสาเหตุซึ่งมีวิธีและขั้นตอนในการแก้ปัญหาเป็นไปตามเหตุนั้นๆ เช่น - บัตรตรวจโรคถูกพิมพ์แต่ไม่ถูก
นำส่งสรุปค่าใช้จ่ายที่การเงิน (ทุกแฟ้มต้องผ่านการเงิน ไม่มีข้อยกเว้น) - บัตรตรวจโรคหาย จาก
เหตุการณ์ดังกล่าวทีมบริหาร จึงได้กำหนดให้มีขั้นตอนในการปฏิบัติของหน่วยบริการทุกหน่วย
ปฏิบัติดังนี้
1. เมื่อให้บริการแล้วเสร็จให้พิมพ์บัตรตรวจโรคและนำส่งห้องการเงินทุกราย
2. ห้องการเงินอนุโลมให้สามารถนำส่งล่าช้าได้ไม่เกิน 7 วัน (เพื่อสรุปค่าใช้จ่ายในระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง)
3. กรณีมีบัตรตรวจโรคที่มาหลัง 7 วันทาการให้การเงินพิมพ์บัตรตรวจโรคและนำมาสรุป
ค่าใช้จ่ายตามที่ปรากฏในฐานข้อมูลและให้ทำรายงานแจ้งทีมบริหารให้ทราบ จำแนกตามหน่วยบริการที่ให้บริการแล้วไม่มีการนำส่งบัตรตรวจโรคให้ห้องการเงิน
3. การจัดเก็บทำอย่างไร (เก็บใส่แฟ้มเดิม – แยกเก็บ)
กรณีดังกล่าวเป็นเรื่องสาคัญที่ต้องพิจารณาในทีมคุณภาพอีกครั้งว่ามีข้อดีข้อเสีย รวมถึง
ขั้นตอนปฏิบัติแนวทางป้องกันการเกิดปัญหาซ้าที่อาจเป็นผลต่อเนื่องจากการตัดสินใจอย่างใด
อย่างหนึ่ง สาหรับทีมมีคำตอบให้กับคณะผู้บริหารและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทราบจากวิธีการของหลาย
โรงพยาบาลที่มีการดำเนินการก่อนหน้านี้เช่น
1. เก็บเข้าแฟ้มเหมือนเดิม.. สาหรับกรณีนี้ถูกนามาใช้ปฏิบัติไปพลางก่อน หากเกิดปัญหา
ในการจัดเก็บแฟ้มเช่น พื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอ ระบบการทางานดังกล่าวน่าจะถูกเปลี่ยนวิธีไป
2. เก็บรวมเป็นมัดตามวันที่รับบริการ สามารถจัดเก็บได้เลยและลดขั้นตอนจัดเก็บไป
ได้มาก แต่อาจพบปัญหาในเรื่องการขอดูประวัติเดิม (ขอดูตัวจริง ไม่ดูจากเอกสารสแกน –
วิธีการนี้ยกออกจากมือของทีมดูแลผู้ป่วยแทบไม่ได้เลย มันเหมือนชีวิตขาดอะไรไป) จึงเป็นหน้าที่
ของทีมต้องหาคาตอบในเรื่องดังกล่าว เพื่อตอบสนองต่อไป
3. ไม่เก็บเลย
4. ประวัติเก่าทาอย่างไร
คำถามดังกล่าวเป็นคาถามปกติสาหรับโรงพยาบาลของรัฐโดยส่วนใหญ่ที่กังวลเรื่องนี้ อย่างไรก็
ตามการจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวต้องพิจารณาถึงความคุ้มทุนที่ต้องหาคำตอบให้ได้ (มักได้คาตอบว่ายังไงก็คุ้ม มันตีราคาเป็นมูลค่าไม่ได้) จากประเด็นนี้พอมีแนวทางคิดต่อตามลาดับมากน้อยคือ
- สแกนให้เมื่อมีการร้องขอเป็นรายๆไป
- สแกนประวัติเฉพาะ 3 ปีหลังก็พอ
- สแกนไว้หมดเลย นับตั้งแต่มีประวัติมารับบริการ
- ไม่ต้องสแกนเก็บในคอมพิวเตอร์
…..ประเด็นนี้รอคำตอบ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น